Comment améliorer la productivité au travail?


À l’ère de l’open space généralisé, il est des petits défis du quotidien que doivent relever les employés pour garder leur nez sur leur copie. De l’avis même des salariés, les distractions tous azimuts propres aux espaces collaboratifs constituent de véritables barrières à leur productivité. Elles sont aussi un réel enjeu de management puisque l’on estime que chaque interruption requiert une période de 20 minutes pour se remettre au boulot !

Et si un simple relooking de l’espace de travail suffisait à plonger vos employés dans un état d’esprit plus serein, plus créatif et donc plus productif ? Départ imminent pour une visite sensorielle de votre open space…



Ouvrez les horizons et faites entrer la lumière naturelle


Vos parents vous l’ont dit et répété : un bureau bien éclairé facilite le travail. Oui mais point trop n’en faut ! Certains open space scintillent de mille feux : écrans, plafonniers, spots, lampes de bureau, diodes, etc. Et la lumière naturelle dans tout ça ? Des études ont révélé qu’un éclairage trop intense génère maux de tête, fatigue des yeux et irritabilité chez les employés.

Les effets se feraient même sentir au-delà de la journée de travail puisque cette luminosité excessive déconnecte les salariés des variations de la lumière du soleil et perturbe leur rythme circadien. Conséquence : le corps ne s’y retrouve plus et le sommeil s’enfuit le soir venu…


Que faire ?

• Privilégiez des espaces dotés de grandes fenêtres pour que chaque poste de travail ait accès à la lumière du jour,
• Mettez à disposition des éclairages d’appoint personnels que l’employé allume en fonction de ses besoins,
• À défaut d’ouvertures XXL, prévoyez une salle de pause donnant sur l’extérieur : faire quelques pas en buvant son café dans une cour ou sur un toit-terrasse est toujours revigorant !



Limiter les pauses café/thé ? N’y pensez même pas !


Pour un employeur, il n’y a rien de plus agaçant que d’observer 10 personnes discutant devant la machine à café alors que c’est le rush dans l’entreprise. Un constat accentué par un chiffre qui pique : « La pause café coûte 490 € par an et par employé », selon une étude réalisée par l'institut de sondage Online Opinions.

Pourtant, il serait vain d’envisager de limiter ces instants de détente et de conversation. Pourquoi ? Parce que les employés sont très attachés à ce rituel : 79 % des Français et 75 % des Allemands le considèrent même comme « bénéfique à leur productivité » (sondage « Barriers to productivity » réalisé par eFax® en 2014). Ensuite, parce qu’au-delà des potins échangés, de subtiles interactions se nouent devant les emblématiques gobelets fumants :

• décompression entre deux sessions de travail,
• repos des yeux sollicités par les écrans et étirement des muscles figés,
• changes d’informations entre les services,
• occasions de converser de manière informelle avec son supérieur,
• intégration des nouveaux employés,
• socialisation, etc.

À sa façon, la pause café participe bien à la productivité de l’entreprise !

Que faire ? Rien, si ce n’est de disposer la machine à café dans une salle distincte de l’open space pour ne pas gêner les employés en poste.


La bonne température… et du grand air !


Et si la productivité se jouait à quelques degrés de plus ou de moins ? Voilà une question étudiée par plusieurs chercheurs. Et il s’avère que les employés statiques et effectuant un travail mental sont plus efficaces à une température de 24 °C en été et de 22 °C en hiver. Attention : le taux d’humidité joue également !

Des chercheurs canadiens insistent même sur l’importance de renouveler efficacement l’air ambiant, vicié en fin de journée. Une enquête effectuée par le National Institute for Occupational Safety and Health recense les symptômes ressentis dans un bureau mal aéré : « yeux secs, somnolence, maux de tête, nez bouché, gorge irritée ». La qualité de l’air serait même responsable de 30 % des arrêts maladie !

Que faire ? Idéalement, un poste de travail devrait être équipé d’un régulateur thermique personnalisé. À défaut de ce petit bijou, il est essentiel d’assurer :

• une bonne ventilation des locaux,
• une température adaptée,
• un nettoyage complet de l’open space,
• une traque aux courants d’air crispants.


Facebook et Twitter sont-ils les ennemis de la productivité ?



Les réseaux sociaux se sont invités dans l’open space ! Bien que non autorisée par bon nombre d’employeurs, la consultation des comptes Facebook, Twitter, Linkedin et des autres fait partie du quotidien des employés de bureau. Selon l’étude eFax®, « l'utilisation non autorisée de Facebook constitue la deuxième plus grande perturbation au travail en France (34 %) et la troisième en Allemagne (24 %) ». Loin devant Twitter (15 % et 10 %).

Mais quelle est donc la première des distractions ? La consultation des e-mails personnels (38 %) ! Suivie de près par le visionnage de vidéos sur YouTube (20 %) et la tentation des jeux en ligne (19 %).

Que faire ? Pas grand-chose tant il est difficile de séparer l’utilisation d’Internet pour des motifs professionnels et des motifs personnels. D’autant que les Smartphones et les tablettes constituent une autre échappée belle pour les salariés... Pour limiter le temps phagocyté, sensibilisez vos employés au cloisonnement des tâches : inspirez-vous de la technique Pomodoro et de ses sessions de 25 minutes « étanches à toute distraction » !



Le bruit, l’ennemi n° 1 des travailleurs en open space !


Avec l’avènement des espaces collaboratifs, plus possible de fermer la porte pour s’immerger dans une bulle de silence et de concentration. Une perte d’intimité et un facteur de stress que les salariés pointent régulièrement du doigt.

L’étude eFax® est sans appel. Parmi les distractions subies, il y a celles liées aux collègues — personnes qui parlent fort (69 %), commères (34 %), visites impromptues (28 %) — et celles relatives aux outils — téléphone (53 %) et mobile (43 %) —. À l’inverse, le fax (10 %) et la messagerie instantanée (8 %) sont les outils les moins perturbateurs selon les Français. Probablement parce que le premier est remplacé par des logiciels d’envoi de fax par Internet, et que la deuxième permet de pallier aux conversations de visu jugées distractives par 40 % des Français.

Que faire ?

• Inciter les employés à parler à voix basse ou modérée,
• Baisser au minimum le volume des sonneries de téléphone,
• Demander à mettre les mobiles sur vibreur,
• Isoler les appareils bruyants,
• Installer des cloisons phoniques entre les postes de travail,
• mettre à disposition une salle dédiée au « travail en silence » ou à l’inverse un espace « conversations » (réception d’un client, sessions Skype, long appel téléphonique, etc.),
• réorienter les postes de travail de façon à positionner les employés dos-à-dos pour préserver leur intimité,
• autoriser le travail en horaires décalés pour court-circuiter les périodes bruyantes,
• autoriser les employés à écouter de la musique (jugée productive au travail par 54 % des Français),
• utiliser une solution de masquage sonore.

L’open space possède de beaux atouts, mais il a aussi ses pièges. Pour mettre un terme à ses distractions indésirables pour les employeurs comme pour les salariés, pourquoi ne pas évoquer tous ensemble les solutions qui permettraient d’améliorer le confort au travail ? Selon MM. Brill et Weidemann : « L’environnement physique compte, en moyenne, pour 24 % des facteurs qui influent sur la satisfaction professionnelle ». Il serait dommage de laisser ce levier de management abaissé, non ?